5 conseils pour gérer les perturbations sur le lieu de travail pendant la pandémie

21 avril 2020

La crise du COVID-19 exige des employeurs qu’ils fournissent les outils de productivité et le soutien dont les employés ont besoin pour être efficaces lorsqu’ils travaillent à distance.

 

Du jour au lendemain, la pandémie de coronavirus a repoussé les limites de ce que les organisations pensaient être des politiques flexibles sur le lieu de travail. Même les organisations ayant une culture du travail plus traditionnelle, telles que les services publics et les universités, demandent à leur personnel de travailler à distance afin de maintenir les employés en bonne santé et de ralentir la propagation du virus. Et les organisations qui avaient déjà une importante population de travailleurs à domicile avant la crise se rendent compte qu’elles doivent rapidement et de manière inattendue étendre leur programme de travail à distance pour ce qui pourrait être une période prolongée.

Pour les entreprises de toutes les régions et de tous les secteurs, une perturbation du lieu de travail pourrait être inévitable. Les entreprises qui gèrent efficacement cette perturbation seront bien placées non seulement pour maintenir leurs activités commerciales pendant toute la durée de l’épidémie, mais aussi pour mieux se préparer aux crises futures. Alors que les employés préparent leurs ordinateurs portables pour travailler à distance, les stratèges et les responsables de l’immobilier d’entreprise peuvent jouer un rôle clé dans l’élaboration d’une culture et de comportements productifs et engageants sur le lieu de travail, quel que soit l’endroit où il se déroule.

Voici quelques conseils pour s’assurer que les employés disposent des outils et du soutien dont ils ont besoin pour être productifs, efficaces et connectés lorsqu’ils travaillent à distance.

 

1-Prioriser la santé et le bien-être avant tout

Alors que COVID-19 s’étend à un segment de plus en plus important de la population mondiale, la priorité absolue de toute organisation en cette période de crise devrait être de protéger la santé de ses talents, de ses clients, de ses fournisseurs et des autres parties prenantes. D’innombrables organisations démontrent leur engagement à ralentir la propagation du virus en fermant des installations (ou des parties d’installations) et en déployant un plan de travail à distance.

Si le fait d’envoyer des employés travailler dans les bulles autonomes de leur domicile permet de protéger une grande partie des travailleurs, qu’en est-il des employés qui ne peuvent pas faire leur travail à distance ? Certaines organisations mettent en quarantaine les zones fonctionnelles critiques qui doivent rester en service, en bouclant les espaces physiques où ces employés peuvent faire leur travail sans entrer en contact avec d’autres personnes. Certaines entreprises énergétiques envisagent même de faire dormir les opérateurs de centrales électriques dans l’usine pour minimiser l’exposition aux germes.

De telles mesures peuvent sembler extrêmes et seront certainement abandonnées lorsque la distanciation sociale ne sera plus nécessaire, mais une chose que la pandémie a fait ressortir clairement est l’importance de prêter attention aux questions de « santé des bâtiments » telles que la ventilation, la filtration de l’air, le nettoyage et la préparation de la gestion des installations. Le désir de travailler dans des bâtiments sains ne se dissipera pas de sitôt.

 

2-Construire la bonne infrastructure pour le lieu de travail virtuel

Au fond, un lieu de travail virtuel comprend bon nombre des mêmes éléments qu’un lieu de travail physique : des lieux pour collaborer, partager des idées et travailler. Pourtant, il peut falloir un effort herculéen pour s’assurer que chaque employé dispose de la technologie de base pour être efficace dans cet environnement virtuel : ordinateurs portables, réseau privé virtuel, systèmes de partage de fichiers, accès aux logiciels essentiels, téléphone portable et WiFi à haut débit à la maison.

En plus de cette infrastructure de base, les organisations devront fournir un accès aux bons outils de collaboration et de communication pour travailler ensemble virtuellement. Lorsque nous concevons des lieux de travail, nous concevons souvent des quartiers afin que les personnes qui doivent collaborer s’assoient à proximité les unes des autres. Nous devons maintenant trouver comment recréer le concept de quartier en ligne. Du chat interne et des applications de messagerie aux solutions de vidéoconférence, le fait d’équiper les employés d’outils de communication – et de leur fournir une formation sur la manière de les utiliser – peut faire toute la différence entre une organisation connectée et un ensemble de personnes travaillant en silos.

Il peut être utile de disposer d’un responsable ou d’une équipe sur le lieu de travail numérique pour aider les personnes à s’installer pour travailler à distance. Une équipe d’assistance peut comprendre un concepteur de lieu de travail qui fournit les conseils et les outils nécessaires pour installer un poste de travail ergonomique à domicile, ainsi qu’un bureau d’assistance virtuel pour aider les employés à s’y retrouver dans les complexités de l’installation de leurs systèmes à domicile.

 

3-Combattre les fossés de productivité/engagement par des initiatives culturelles virtuelles

Dans une nouvelle réalité où même les cafés et les bars sont fermés dans de nombreuses villes, le fait de travailler chez soi avec peu d’interaction avec d’autres personnes, même pendant quelques jours, peut être ressenti comme un isolement par certaines personnes, ce qui peut diminuer à la fois la productivité et l’engagement.

Lorsque vous réfléchissez à la manière de renforcer la culture organisationnelle, il est important de reconnaître la variété des défis auxquels les employés seront confrontés lors de la distanciation sociale COVID-19. Un employé célibataire et extraverti travaillant seul dans un petit appartement peut ressentir une profonde solitude, tandis qu’un parent qui travaille peut être soumis à une forte pression pour s’occuper de jeunes enfants ou gérer l’enseignement à domicile au milieu de sa journée de travail. En tant que tel, leur désir ou leur capacité à participer à des événements culturels virtuels peut varier, mais tous les employés peuvent bénéficier d’appels téléphoniques ou vidéo réguliers avec leur équipe directe sur des questions liées au travail et d’outils de collaboration numérique qui facilitent le travail en commun.

 

4-Explorer des sites de travail alternatifs en dehors du domicile et du bureau

Dans certains cas, les employés ne pourront pas se rendre au bureau de l’entreprise comme d’habitude, mais le travail à domicile n’est pas une option – soit parce que la nature du rôle d’un individu est trop sensible pour être exercé dans un lieu non sécurisé, soit parce qu’il a besoin d’accéder à des équipements ou des programmes qui sont inaccessibles à distance, soit parce que son environnement familial n’est pas propice au travail.

C’est pourquoi certaines organisations évaluent des sites de travail alternatifs, tels que les centres de travail en commun stérilisés. Si vous envisagez une telle option, il est important de bien comprendre leurs processus et leur calendrier d’assainissement, et de savoir qui a accès à l’installation. À plus long terme, un plus grand nombre d’organisations pourraient voir l’intérêt d’identifier un réseau de sites de travail alternatifs où les employés peuvent être productifs dans les situations d’urgence.

 

5-Traiter la communication comme une voie à double sens

Une communication claire est essentielle pour assurer la transparence en ces temps de changements rapides. Établissez des protocoles et des lignes directrices pour communiquer aux employés et aux partenaires commerciaux des informations sur vos plans d’intervention en cas d’épidémie de maladie infectieuse. Un site intranet peut servir de moyen pour les employés d’accéder à toute information qu’ils recherchent sur les politiques et les mises à jour de COVID-19 sur le lieu de travail.

Il est tout aussi important d’éviter toute mauvaise communication en assurant la diffusion appropriée des informations et en évitant les « fausses nouvelles » ou les « infodémies ». (Une « infodémie » est une surabondance d’informations – certaines exactes et d’autres non – qui fait qu’il est difficile pour les gens de trouver des sources fiables et des conseils sûrs lorsqu’ils en ont besoin).

Reconnaître que les employés auront de nombreuses préoccupations concernant l’impact non seulement sur leur journée de travail, mais aussi sur les implications à plus long terme pour l’économie et leur emploi. Communiquez rapidement et souvent sur les conséquences de la pandémie pour votre entreprise et sur les attentes des employés pendant cette période, et mettez en place des canaux de retour d’information pour les employés qui ont des préoccupations et des questions.

 

En quoi COVID-19 changera-t-il l’avenir du travail ?

Il est impossible de prévoir les conséquences à long terme du passage soudain et massif au travail à distance, mais quelques résultats sont possibles. L’une d’entre elles est que les employés et les chefs d’entreprise ouvriront les yeux sur la valeur qui peut être déverrouillée lorsque chaque individu a la liberté de travailler là et au moment où cela a le plus de sens – ce qui peut être depuis son domicile au moins une partie du temps. Mais il est tout aussi probable que nous émergerons de cette période en ayant soif de l’interaction en face à face qui nous a tant manqué, et avec une meilleure compréhension de la manière dont l’espace physique influence la façon dont nous nous sentons et travaillons tous les jours. Les stratèges et les concepteurs de lieux de travail auront un rôle de plus en plus important à jouer pour façonner l’avenir des lieux et des espaces où nous pourrons nous réunir pour nous connecter, travailler de manière productive et être inspirés.

 

AVERTISSEMENT : Tétris, JLL et notre personnel ne sont pas autorisés ou qualifiés pour vous guider ou vous influencer dans la préparation de vos propres plans de continuité ou de préparation des affaires dans une perspective de santé et de politique publique. Bien que nous nous efforcions de fournir une liste à jour des ressources disponibles au public, tous les détails concernant COVID-19, ainsi que les implications en matière de santé et de politique publique, doivent être traités avec l’avis d’un spécialiste indépendant.