Pourquoi les entreprises se tournent vers les données dans le cadre du déconfinement ?

30 avril 2020

Les données sur le lieu de travail apportent un éclairage personnalisé sur la manière dont les entreprises peuvent assurer au mieux la sécurité de leurs employés à l’heure où les bureaux rouvrent leurs portes.

L’utilisation des données sur le lieu de travail s’est développée ces dernières années, les propriétaires et les entreprises optimisant les espaces pour offrir une meilleure expérience de travail.

Mais dans les semaines à venir, alors que les bureaux fermés lors des fermetures COVID-19 rouvriront progressivement, les équipes de gestion des lieux de travail et les propriétaires se tourneront de plus en plus vers les données pour les aider à apporter des changements essentiels à leurs plans d’aménagement et à leurs services.

« Il y aura un changement fondamental dans l’expérience du lieu de travail que nous attendons », déclare Lee Daniels, chef de produit mondial pour la stratégie de lieu de travail et d’occupation et responsable de l’expérience EMEA chez JLL. « La sécurité et le bien-être des employés sont désormais la priorité numéro un pour toutes les entreprises ».

Cela signifie qu’il faut introduire et appliquer des mesures de distanciation sociale et repenser les pratiques normales dans les zones communes.

« Comprendre qui se trouve dans quel espace, pour combien de temps et à quelle heure sera essentiel pour créer des stratégies permettant de gérer le flux de personnes et de s’assurer que les espaces de bureau sont utilisés correctement », explique M. Daniels.

En regardant les chiffres

C’est là qu’interviennent les données, qui fournissent une image bien plus précise que les seules observations anecdotiques, explique Jeff Josephson, directeur principal des services technologiques chez JLL aux États-Unis.

« Pour pouvoir gérer efficacement, il faut être capable de mesurer », dit-il. « Les données suppriment les hypothèses humaines qui peuvent conduire à consacrer à la fois du temps et des ressources à la résolution de problèmes qui n’existent peut-être pas ».

Dans la pratique, des données permettant de contrôler les niveaux d’occupation sont déjà collectées sur de nombreux lieux de travail, que ce soit par le biais de cartes magnétiques individuelles, de journaux d’utilisation du réseau ou de systèmes de réservation de salles de réunion.

« Ces ensembles de données peuvent aider à créer des analyses significatives et informer les entreprises sur la meilleure façon de soutenir la distanciation sociale sur le lieu de travail », explique M. Josephson.

Les niveaux d’occupation dans des zones spécifiques peuvent également être suivis et recueillis par des capteurs, que les entreprises peuvent utiliser pour mieux comprendre le comportement de leurs employés et leur impact sur l’ensemble du lieu de travail.

Et si tous les bureaux disposent de zones constamment utilisées, des salles de bain aux zones de réunion informelle, les données peuvent mettre en évidence des questions spécifiques à une seule entreprise.

« Pourquoi, par exemple, les mardis et les jeudis après-midi sont-ils plus occupés au bureau ? » dit Josephson. « Ou pourquoi personne n’utilise cette pièce, alors que celle d’en face est toujours occupée ? Ces questions, une fois répondues, peuvent conduire à un aplatissement de la courbe d’utilisation et à une meilleure utilisation globale de l’espace ».

Dans la phase de récupération du coronavirus, ces informations pourraient non seulement aider à redistribuer les bureaux sur toute la surface disponible, mais aussi informer sur la manière dont les employés doivent concilier leur arrivée au bureau et le travail à distance.

De même, si les données montrent que les employés se rassemblent dans certains endroits, par exemple aux machines à café ou aux photocopieurs, les entreprises pourraient séparer les équipements ou mettre en place des politiques d’utilisation différentes.

Protection de la vie privée des employés

La technologie jouant un rôle de premier plan dans la gestion de l’épidémie de coronavirus et dans son rétablissement, les préoccupations relatives à la vie privée abondent.

« Les données ne sont peut-être pas anonymes au départ, comme dans le cas des badges de sécurité, mais elles devraient l’être si les entreprises les utilisent pour créer des lieux de travail plus sûrs plutôt que pour contrôler les employés », explique M. Josephson. « A partir de capteurs, il s’agit plutôt d’identifier un être humain et pas plus loin que cela ».

Pour les entreprises qui ne disposent pas d’ensembles de données existants sur lesquels s’appuyer, des politiques et des objectifs peuvent être établis à l’aide de repères et de recommandations au fur et à mesure qu’elles se remettent en marche. Dans les mois à venir, cependant, la création de leurs propres ensembles de données pour personnaliser leur réponse pourrait renforcer leur futur plan de continuité des activités.

« Comme COVID-19 a le potentiel de devenir un phénomène cyclique, émergeant à nouveau en hiver, il pourrait être bénéfique de mettre en place dès maintenant un programme de mesure pour assurer la préparation », explique M. Josephson.

« La collecte de données n’est pas seulement ponctuelle. En analysant un flux de données continu, les entreprises peuvent continuer à adapter leur stratégie et leur conception du lieu de travail et même repenser leur empreinte locative à plus long terme ».

Pour les entreprises, cependant, la nouvelle norme du lieu de travail post-COVID-19 exige que les entreprises comprennent leurs employés et leur espace de travail plus profondément que jamais auparavant.

« Des mesures de distanciation seront tolérées dans le bureau à court et moyen terme », déclare M. Josephson. « Mais il y a encore un élément très humain à cela, dans la mesure où les gens ne veulent pas s’asseoir dans des bureaux à moitié vides avec un sentiment de collaboration très faible.

« Le retour au bureau dans de bonnes conditions sera essentiel pour l’engagement et le bien-être des employés, et les données recueillies par de multiples sources en seront une partie importante ».

 

Si vous souhaitez discuter de ce à quoi pourrait ressembler le « nouveau lieu de travail normal », n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider !